HƯỚNG DẪN

Về việc đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng năm học 2009-2010 triển khai áp dụng và xây dựng tài liệu QMS ISO 9001:2008

 Ngày 03 tháng 6 năm 2010, Hiệu trưởng trường Đại học Hồng Đức ký ban hành hướng dẫn số 137/HD-ĐHHĐ về việc đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng năm học 2009-2010, triển khai áp dụng và xây dựng tài liệu QMS ISO 9001:2008 cho năm học 2010-2011 và những năm tiếp theo

        ỦY BAN NHÂN DÂN                           CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

       TỈNH THANH HÓA                                           Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

        TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC

       Số: 137/HD-ĐHHĐ                                          Thanh Hóa, ngày 03 tháng 6 năm 2010

HƯỚNG DẪN

Về việc đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng năm học 2009-2010

triển khai áp dụng và xây dựng tài liệu QMS ISO 9001:2008

Thực hiện kế hoạch số 88/KH-ĐHHĐ, ngày 15/4/2010 của Hiệu trưởng trường Đại học Hồng Đức về việc chuyển đổi và vận hành hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008;

Thực hiện Thông báo kết luận Hội nghị giao ban công tác tháng 4, 5/2010, nhà trường hướng dẫn và yêu cầu trưởng các đơn vị trực thuộc thực hiện một số nội dung sau:

1. Tổ chức đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng của nhà trường năm học 2009-2010 theo phân công trong mục tổ chức thực hiện của kế hoạch 88/KH-ĐHHĐ và báo cáo nhà trường (qua phòng ĐBCL&KT) trước ngày 20/6/2010.

2. Tổ chức tự đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng của đơn vị năm học 2009-2010 theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 (tính đến 31/5/2010) và báo cáo nhà trường trước ngày 20/6/2010 (qua phòng ĐBCL&KT) theo mẫu báo cáo định kỳ kết quả vận hành hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000.

3. Triển khai áp dụng và xây dựng tài liệu QMS ISO 9001:2008

Trên cơ sở kết quả tập huấn trong tháng 5/2010 về nghiệp vụ và hướng dẫn soạn thảo mục tiêu chất lượng, kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng, quy trình và hướng dẫn công việc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, kết quả đánh giá mục tiêu chất lượng của nhà trường và đơn vị. Các đơn vị tiếp tục triển khai các nội dung cụ thể sau:

3.1. Xác định bộ tài liệu QMS ISO 9001:2008

- Sứ mạng và chính sách chất lượng.

- Mục tiêu chất lượng.

- Kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng.

- Sổ tay kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008.

- Các quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc.

- Các biểu mẫu, hồ sơ chất lượng.

- Danh mục các văn bản pháp quy.

- Danh mục các văn bản nội bộ do nhà trường ban hành.

3.2. Xây dựng bộ tài liệu QMS ISO 9001:2008

- Xây dựng mục tiêu chất lượng:

+ Trưởng phòng, ban chức năng căn cứ vào kết quả đánh giá mục tiêu chất lượng năm học 2009-2010, 10 tiêu chuẩn kiểm định chất lượng (ban hành kèm theo quyết định 65/2007/QĐ-BGDĐT), kế hoạch năm học, chính sách chất lượng và kế hoạch chiến lược 2010-2020 để xây dựng mục tiêu chất lượng của trường năm học 2010-2011.

+ Trưởng đơn vị trực thuộc căn cứ vào kết quả đánh giá mục tiêu chất lượng năm học 2009-2010, mục tiêu chất lượng của trường và chức năng, nhiệm vụ của đơn vị đáp ứng tiêu chuẩn kiểm định chất lượng giáo dục để xây dựng mục tiêu chất lượng của đơn vị năm học 2010-2011.

- Xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng:

Trưởng đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng năm học 2010-2011 đảm bảo thực hiện có hiệu quả mục tiêu chất lượng đề ra; biện pháp thực hiện rõ ràng, công cụ đo, tiêu chí đo cụ thể, cá nhân chịu trách nhiệm chính, thời hạn và hồ sơ trong việc tổ chức thực hiện các bước công việc đó ....

- Xây dựng các quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc và biểu mẫu áp dụng:

+ Trưởng đơn vị chức năng rà soát lại các thủ tục quy trình, hướng dẫn công việc và hệ thống biểu mẫu hiện đang áp dụng cần được công bố để dùng chung, thực hiện việc cải tiến và xây dựng các quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc, hệ thống biểu mẫu đảm bảo nội dung các bước công việc được thể hiện chi tiết, rõ ràng, dễ thực hiện, phù hợp với thực tiễn và tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

+ Trưởng đơn vị trực thuộc trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng để rà soát, xây dựng các quy trình, hướng dẫn công việc áp dụng trong đơn vị, theo biểu mẫu chung.

+ Thư ký Ban ISO soạn thảo 6 thủ tục bắt buộc để kiểm soát, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, phù hợp với điều kiện thực tế của trường và quy định của tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

- Xây dựng danh mục các văn bản pháp quy và danh mục các văn bản nội bộ do trường ban hành:

+ Các văn bản pháp quy được tổ chức rà soát, thống kê, lập danh mục văn bản pháp quy còn hiệu lực, quản lý, phân phối bởi phòng HC-TH và lưu trữ đúng quy định.

+ Các văn bản nội bộ do nhà trường ban hành được rà soát, thống kê và lập danh mục quản lý bởi phòng HC-TH và lưu trữ theo quy định.

3.3. Thời gian thực hiện

- Từ ngày 3/6-8/6/2010 Ban ISO, phòng ĐBCL&KT gửi tới các đơn vị những tài liệu phục vụ việc đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng năm học 2009-2010; xây dựng mục tiêu, kế hoạch và các quy trình, thủ tục cho năm học 2010-2011; xây dựng bộ tài liệu QMS ISO 9001:2008.

- Trước ngày 20/6/2010 các phòng, ban chức năng, các đơn vị, tổ chức trực thuộc đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng năm học 2009-2010 và xây dựng dự thảo bộ tài liệu cấp trường, cấp đơn vị cho năm học 2010-2011 và các năm tiêp theo, gửi kết quả về Ban ISO (dự thảo lần 1).

- Trước ngày 23/7/2010 Ban ISO góp ý dự thảo lần 1, các đơn vị, tổ chức trực thuộc chỉnh sửa dự thảo bộ tài liệu QMS ISO 9001:2008 và gửi bản dự thảo lần 2 về Ban ISO.

- Trước năm học mới Ban ISO, các đơn vị hoàn thiện bộ tài liệu QMS ISO 9001:2008 trình Hiệu trưởng phê duyệt để tổ chức thực hiện.

- Các đơn vị và Thư ký Ban ISO tổ chức thực hiện lưu trữ tài liệu, hồ sơ theo đúng quy trình thủ tục ISO trong suốt thời gian vận hành.

Quá trình xây dựng bộ tài liệu QMS được thực hiện theo các bước dự thảo, lấy ý kiến, chỉnh sửa, bổ sung và hoàn thiện trước khi trình ký; các dự thảo và bản chính thức bộ tài liệu QMS được gửi về phòng ĐBCL&KT bằng văn bản và file điện tử.

Trưởng các đơn vị và các cá nhân có liên quan thực hiện nghiêm túc những nội dung trên./.

               Nơi nhận:                                                                        KT. HIỆU TRƯỞNG

            - Ban Giám hiệu;                                                                PHÓ HIỆU TRƯỞNG

            - Các đơn vị trực thuộc;                                                             (đã ký)

- Thư ký ban ISO;                                                                             

            - Lưu VT, P. ĐBCL&KT.                                                                                          

                                                                                                             Hoàng Nam